Outsourcing IT – co to jest, na czym polega i czy się opłaca?

Co to jest outsourcing IT?

Outsourcing IT to przekazanie obsługi technologii informatycznych zewnętrznej firmie specjalizującej się w tej dziedzinie. Pojęcie pochodzi z języka angielskiego – „outside resource using” – i oznacza korzystanie z zasobów spoza organizacji.

Najczęściej obejmuje on takie usługi jak:

• helpdesk i wsparcie techniczne,
• zarządzanie infrastrukturą IT,
• administrację serwerami i sieciami,
• bezpieczeństwo systemów informatycznych,
• backup i odzyskiwanie danych.

Dlaczego firmy decydują się na outsourcing IT?

Outsourcing IT to rozwiązanie, które z roku na rok zyskuje na popularności – zarówno wśród małych firm, jak i globalnych korporacji. Wynika to z realnych korzyści, jakie może przynieść delegowanie zadań informatycznych zewnętrznym specjalistom. Ale co dokładnie kieruje firmami, które podejmują tę decyzję?

Według raportu „Global Outsourcing Survey” opracowanego przez Deloitte, na który powołują się liderzy branży usług biznesowych, najczęstszymi powodami korzystania z outsourcingu IT są:

1. Redukcja kosztów

Dla zdecydowanej większości firm kluczowym motywatorem jest obniżenie kosztów prowadzenia działalności. Utrzymanie własnego działu IT wiąże się z dużymi nakładami finansowymi, takimi jak:

• wynagrodzenia specjalistów IT,
• koszty rekrutacji i szkoleń,
• zakup sprzętu i licencji,
• opłaty za aktualizacje oprogramowania,
• koszty infrastruktury biurowej (miejsce pracy, energia, serwery).

Outsourcing pozwala firmom skupić się wyłącznie na efektach – płacą tylko za realnie wykonane usługi lub godziny pracy, bez konieczności zatrudniania pełnoetatowych pracowników czy utrzymywania kosztownego zaplecza technologicznego. Modele rozliczeń są elastyczne i dostosowane do rzeczywistych potrzeb (np. płatność za projekt, abonament, stawka godzinowa).

Przykład: Mała firma, która nie ma potrzeby korzystania z informatyka codziennie, może wynająć zewnętrzny zespół tylko na określone godziny tygodniowo – i tym samym zredukować wydatki nawet o 50–60% względem etatowego pracownika.

2. Zwiększenie elastyczności działania

Środowisko biznesowe staje się coraz bardziej dynamiczne – zmiany technologiczne, wymagania rynku, a także potrzeby klientów wymuszają szybką adaptację i skalowalność. W takim otoczeniu tradycyjny model pracy staje się często zbyt sztywny.

Outsourcing IT (np. z oferty Avendi Solutions) pozwala firmom:

• skalować zasoby IT w górę lub w dół w zależności od aktualnych potrzeb,
• natychmiast uruchomić nowe projekty bez czasochłonnych rekrutacji,
• testować nowe rozwiązania technologiczne bez długoterminowego zobowiązania.

Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą szybko reagować na zmiany rynkowe, wejść na nowe rynki lub zmienić model działania – bez opóźnień wynikających z braku kompetencji lub personelu.

Przykład: Firma e-commerce, która w sezonie świątecznym potrzebuje wsparcia IT 24/7, może zwiększyć zakres outsourcingu tylko na ten okres, a potem wrócić do podstawowego pakietu usług.

3. Dostęp do specjalistycznej wiedzy

Wraz z rozwojem technologii IT – takich jak chmura obliczeniowa, cybersecurity, DevOps czy sztuczna inteligencja – rośnie zapotrzebowanie na wąsko wyspecjalizowanych ekspertów. Tymczasem rekrutacja takich osób jest:

• kosztowna,
• czasochłonna,
• i często nieskuteczna – bo najlepsi specjaliści są już zatrudnieni lub działają jako konsultanci.

Outsourcing IT daje dostęp do całych zespołów ekspertów, którzy nie tylko posiadają wiedzę techniczną, ale też stale ją aktualizują. Dostawcy usług IT inwestują w certyfikaty (np. Microsoft, Cisco, AWS), szkolenia i nowoczesne narzędzia, dzięki czemu są w stanie zaproponować najlepsze praktyki rynkowe.

Przykład: Firma z branży finansowej może skorzystać z usług zewnętrznego zespołu specjalizującego się w bezpieczeństwie IT, zamiast próbować samodzielnie zatrudnić specjalistów ds. compliance, RODO i audytów IT.

Elastyczny zakres usług

Możesz zlecić całościową obsługę IT lub tylko wybrane usługi, np. backup danych, administrację serwerami czy helpdesk. Dzięki temu łatwo dostosować ofertę do budżetu i potrzeb.

Wnioski z raportu Deloitte: co mówią liczby?

Raport Deloitte pokazuje, że outsourcing nie jest już tylko sposobem na cięcie kosztów – to element strategiczny w zarządzaniu firmą. W rzeczywistości, wiele organizacji wykorzystuje outsourcing do zwiększania innowacyjności, poprawy jakości usług, skracania czasu wdrożeń i przyspieszania transformacji cyfrowej.

Współczesny outsourcing IT to nie tylko „zewnętrzny informatyk” – to partner technologiczny, który może współtworzyć wartość biznesową.

Podsumowanie

Outsourcing IT to rozwiązanie, które w wielu przypadkach przynosi wymierne korzyści – szczególnie dla firm, które chcą skupić się na swoim core businessie, a kwestie technologiczne oddać w ręce specjalistów. Kluczem jest wybór odpowiedniego partnera i dobrze przygotowana umowa.

Żródła:

• https://assets.ctfassets.net/zmrtlfup12q3/HkdrzcSkdAcj9vnmuHTF8/30fdd7d328b7cba44040bf5cba93ce09/us-2023-global-shared-services-and-outsourcing-survey-executive-summary.pdf
• https://www.ailoitte.com/blog/wp-content/uploads/sites/2/2023/03/us-global-outsourcing-survey-2022.pdf