Fala kontroli w ZUS. Firmy masowo wpadają na niezgodnościach

Firmy, zwłaszcza te najmniejsze, coraz częściej mierzą się z konsekwencjami błędów w dokumentacji, a ryzyko związane z nieprawidłowym rozliczaniem składek stało się jednym z głównych wyzwań dla prowadzących działalność gospodarczą.

Kontrole ZUS i analiza ryzyka – klucz do selekcji firm

Kontrole ZUS nie są przeprowadzane przypadkowo. Inspektorzy działają według rocznego harmonogramu, który powstaje w oparciu o analizę ryzyka. Oznacza to, że do weryfikacji trafiają przede wszystkim podmioty uznawane za bardziej narażone na naruszenia przepisów ubezpieczeniowych. To właśnie dzięki takiemu podejściu inspekcje stają się coraz bardziej celowane, a ich efektywność znacząco rośnie.

Eksperci wyjaśniają, że za sukcesem tej metody stoi rozwój narzędzi analitycznych – porównywanie danych, budowanie modeli predykcyjnych i śledzenie powtarzalnych schematów zachowań płatników. W efekcie ZUS skupia swoje działania tam, gdzie prawdopodobieństwo wykrycia błędów jest największe.

Skala i dynamika kontroli ZUS – statystyki pokazują wyraźny wzrost

Dane z ostatnich lat potwierdzają, że nadzór ubezpieczeniowy przeżywa okres intensywnego rozwoju. W ciągu pięciu lat liczba kontroli rosła średnio o 25 procent rocznie. Po okresie stabilizacji na poziomie około 27 tysięcy inspekcji w latach 2022–2023, kolejny rok przyniósł wyraźne odbicie – ponad 29,5 tysiąca przeprowadzonych weryfikacji.

To jednak nie liczba, ale skuteczność robi dziś największe wrażenie. W 2024 roku wykryto ponad 27 tysięcy naruszeń, czyli niemal trzykrotnie więcej niż cztery lata wcześniej. Jeszcze niedawno błędy odnajdywano w około trzech czwartych przypadków. Obecnie odsetek ten przekracza 90 procent, co pokazuje, jak celne stało się typowanie podmiotów do kontroli.

Małe firmy najbardziej narażone na inspekcje

Zdecydowana większość przeprowadzonych kontroli dotyczy małych i mikroprzedsiębiorstw. Stanowią one blisko trzy czwarte wszystkich weryfikowanych podmiotów. Średnie firmy to około 20 procent kontroli, a duże przedsiębiorstwa – mniej niż 5 procent.

To rozłożenie nie jest przypadkiem. Najmniejsze firmy, często funkcjonujące pod dużą presją finansową i organizacyjną, mają największe trudności z utrzymaniem zgodności procedur kadrowo-płacowych. Właśnie w tej grupie najczęściej pojawiają się błędy w dokumentach, zgłoszeniach oraz rozliczaniu umów.

Najczęściej kontrolowane branże – edukacja i handel detaliczny

Dane analityczne wskazują, że inspektorzy szczególnie często odwiedzają przedsiębiorstwa z sektora edukacyjnego oraz podmioty prowadzące handel detaliczny (z wyłączeniem sprzedaży pojazdów). W tych branżach liczba kontrolowanych wynosi przeciętnie od 60 do 100 ubezpieczonych na pracodawcę, a w 2024 roku było to średnio 68 osób.

Wyjątek stanowił rok 2021, kiedy największy udział w kontrolach miały firmy zajmujące się handlem hurtowym i detalicznym w szerokim ujęciu. Analiza wskazuje, że branże o dużej rotacji pracowników są bardziej narażone na błędy, szczególnie w zakresie zgłaszania pracowników do ubezpieczenia i stosowania umów cywilnoprawnych.

ZUS skraca czas kontroli, ale zwiększa zakres analityki

Intensywność działań ZUS nie oznacza wydłużania wizyt kontrolerów. Przeciętna inspekcja trwa obecnie około siedmiu dni kalendarzowych. Krótsze kontrole odnotowano jedynie w 2020 roku, kiedy pandemia wymusiła ograniczenia, skracając procedury do pięciu dni.

Skrócenie czasu nie wynika z mniejszej liczby wykonywanych czynności, lecz z lepszego przygotowania inspektorów. Dzięki analizie danych jeszcze przed wejściem do firmy wiedzą, które obszary wymagają szczegółowej weryfikacji.

Inspektorzy ZUS korzystają z internetu i mediów społecznościowych

Nowym elementem w działaniach nadzoru jest wykorzystanie danych spoza tradycyjnych rejestrów. Inspektorzy analizują m.in. portale z ofertami pracy oraz media społecznościowe, aby sprawdzać zgodność deklarowanych informacji z realnymi praktykami zatrudniania i wynagradzania.

Jak podkreśla Anna Szczepska, senior menedżer w departamencie outsourcingu Grand Thornton: – ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych – by typować podmioty do weryfikacji. Najczęściej kontrolowane obszary to: umowy cywilnoprawne, podróże służbowe, oddelegowania oraz świadczenia pozapłacowe [...] Zmiana strategii ZUS – z kontroli losowych na analityczne i celowane – wymaga od pracodawców znacznie większej dbałości o zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Regularne audyty wewnętrzne stają się kluczowym narzędziem minimalizującym ryzyko korekt, sankcji oraz utraty zaufania ze strony pracowników i współpracowników.

Obszary, w których najczęściej wykrywane są nieprawidłowości

Kontrole pokazują powtarzalny zestaw problemów. Najczęściej dotyczą one:

• nieprawidłowego stosowania umów cywilnoprawnych,
• rozliczania podróży służbowych,
• oddelegowań zagranicznych,
• świadczeń pozapłacowych i ich oskładkowania,
• zgłoszeń i wyrejestrowań pracowników,
• rozliczeń dotyczących współpracy z osobami fizycznymi.

To właśnie w tych segmentach inspektorzy znajdują najwięcej błędów i nakładają obowiązek korekt.

Głos ekspertów: kontrole jako realne ryzyko operacyjne

Łukasz Boszko, doradca podatkowy i menedżer w Grand Thornton, podkreśla: – Przedsiębiorcy powinni traktować kontrole ZUS nie jako incydentalne zdarzenie, lecz jako realne ryzyko operacyjne, wymagające wdrożenia procedur zgodności, przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz weryfikacji modeli współpracy z osobami fizycznymi. W przeciwnym razie mogą zostać narażeni nie tylko na obowiązek zapłaty zaległych składek, ale również na istotne konsekwencje finansowe.

Konsekwencje dla przedsiębiorców – dlaczego przygotowanie staje się koniecznością

Rosnąca intensywność i skuteczność kontroli oznacza konieczność budowania solidnych procedur kadrowo-płacowych. Firmy, które zaniedbają regularne audyty wewnętrzne, mogą narazić się na wysokie koszty oraz utratę wiarygodności w oczach pracowników i współpracowników.