Skala absencji chorobowej powoduje, że pracodawcy coraz rzadziej traktują kontrolę zwolnień lekarskich jako działanie podejmowane wyłącznie po otrzymaniu donosu albo zauważeniu podejrzanego zachowania pracownika. Coraz większe znaczenie mają dane pozwalające wskazać powtarzające się schematy nieobecności.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych podał, że w 2025 roku w rejestrze znalazło się 27,5 mln zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy. Obejmowały one łącznie 290,5 mln dni absencji z powodu choroby własnej oraz opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny. Było to o pół miliona dni więcej niż rok wcześniej.
Z powodu chorób własnych wystawiono 24,2 mln zaświadczeń obejmujących 277,6 mln dni. Przeciętna długość zwolnienia wyniosła 11 dni. ZUS odnotował jednocześnie wzrost liczby krótkich nieobecności. Wystawiono 9,8 mln zaświadczeń na okres nieprzekraczający pięciu dni, w tym 1,8 mln zwolnień jednodniowych.
Największą liczbę dni nieobecności spowodowały choroby układu mięśniowo-szkieletowego i tkanki łącznej – 42,4 mln dni. Zaburzenia psychiczne i zaburzenia zachowania odpowiadały za 34,1 mln dni absencji, choroby układu oddechowego za 32,9 mln, a urazy, zatrucia i inne skutki działania czynników zewnętrznych za 31,7 mln dni. Kolejne 31,6 mln dni wiązało się z ciążą, porodem i połogiem.
Jednodniowe L4 najczęściej w piątki i poniedziałki
Analiza przeprowadzona przez Conperio wskazuje na wyraźną koncentrację jednodniowych zwolnień bezpośrednio przed weekendem i po nim. W 2025 roku na piątki przypadało 23,6 proc. takich zaświadczeń, a na poniedziałki 20,5 proc. Łącznie było to 44,1 proc. wszystkich jednodniowych L4.
We wtorki, środy i czwartki udział krótkich zwolnień utrzymywał się na poziomie 15–16 proc. W soboty i niedziele wynosił po 4,4 proc. Porównanie z wcześniejszymi latami pokazuje, że różnica się zwiększa. W 2023 roku piątki i poniedziałki odpowiadały za 37,9 proc. jednodniowych zwolnień.
Podwyższoną liczbę takich nieobecności odnotowano również w dniach umożliwiających połączenie święta z weekendem. W trzech analizowanych terminach – 2 maja, 10 czerwca i 10 listopada – wystawiono 2,07 proc. wszystkich jednodniowych zwolnień z całego roku.
W typowych dniach roboczych wystawiano przeciętnie niespełna 58 takich zaświadczeń dziennie. W trzech wskazanych dniach okołoświątecznych średnia zbliżyła się do 147, była więc ponad 2,5 razy wyższa.
Taki rozkład może wskazywać na próby wydłużania weekendów, ale sam w sobie nie jest dowodem niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia. Choroba może rozpocząć się każdego dnia, a pracodawca nie może uznać L4 za nieuzasadnione wyłącznie dlatego, że wystawiono je w poniedziałek albo piątek.
Specjalna aplikacja typuje L4 do kontroli
Firmy mają do dyspozycji systemy analizujące między innymi częstotliwość zwolnień, ich długość, terminy rozpoczęcia oraz powtarzalność nieobecności. Aplikacja może wskazać pracowników, których zwolnienia regularnie przypadają przed weekendami, po weekendach lub w dniach okołoświątecznych.
Nie oznacza to automatycznego zakwestionowania L4. System pełni funkcję analityczną i pomaga zdecydować, w których przypadkach przeprowadzenie kontroli może być uzasadnione. Ocena sposobu wykorzystywania zwolnienia musi uwzględniać indywidualną sytuację pracownika oraz cel orzeczonej niezdolności do pracy.
Takie podejście zastępuje losowe wybieranie pracowników do sprawdzenia. Pozwala również skoncentrować działania kontrolne na przypadkach, w których występują powtarzalne wzorce. Dla firmy ma to znaczenie organizacyjne, ponieważ nawet bardzo krótka absencja może wymagać zmiany grafiku, uruchomienia zastępstwa albo ograniczenia produkcji.
Kontrole L4 ujawniają liczne nieprawidłowości
Conperio przeanalizowało 33,3 tys. kontroli przeprowadzonych w 2025 roku. Nieprawidłowości stwierdzono w blisko 33 proc. spraw. Nieobecność pracownika pod wskazanym adresem odnotowano w 26 proc. przypadków, błędny adres w 5,6 proc., a inne naruszenia w 1,1 proc.
Wśród sprawdzanych zwolnień 44 proc. miało adnotację wskazującą, że chory może chodzić. Kolejne 29 proc. dotyczyło opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, natomiast 27 proc. obejmowało zwolnienia ze wskazaniem, że chory powinien leżeć.
Kontrolerzy zastawali pracowników między innymi podczas koszenia trawy, malowania mieszkania, budowy i konserwacji ogrodzenia oraz wykonywania napraw samochodów i skuterów. Odnotowywano wymianę opon, naprawy silników, wymianę filtrów i płynów eksploatacyjnych, a także czyszczenie i polerowanie pojazdów. Zdarzały się również przypadki pracy zarobkowej oraz spożywania alkoholu podczas zwolnienia.
Adnotacja, że pacjent może chodzić, nie daje pełnej swobody wykonywania dowolnych zajęć. Oznacza przede wszystkim, że stan zdrowia nie wymaga stałego leżenia. Podejmowana aktywność nie może utrudniać leczenia ani wydłużać rekonwalescencji.
Brak pracownika w domu nie przesądza o nadużyciu L4
Sama nieobecność pod wskazanym adresem nie wystarcza do stwierdzenia, że zwolnienie było wykorzystywane nieprawidłowo. Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS kontrolę należy w miarę możliwości ponowić, a pracownik powinien mieć możliwość przedstawienia przyczyny nieobecności.
Uzasadnieniem może być między innymi wizyta lekarska, badanie, zabieg, rehabilitacja, wyjście do apteki albo zakup podstawowych produktów. Jeżeli podana przyczyna jest wiarygodna i zgodna z celem zwolnienia, nieobecność w domu nie powinna prowadzić do utraty świadczenia.
Od 13 kwietnia 2026 roku przepisy wyraźnie określają, że pracownik może stracić prawo do zasiłku za cały okres zwolnienia, jeżeli wykonuje pracę zarobkową albo podejmuje aktywność utrudniającą lub wydłużającą leczenie. Jednocześnie zwykłe czynności życia codziennego nie są traktowane jako naruszenie.
Za pracę zarobkową nie muszą zostać uznane pojedyncze, wyjątkowe czynności wymuszone istotnymi okolicznościami. Nie mogą one jednak wynikać z polecenia pracodawcy. Chodzi przykładowo o jednorazowe podpisanie pilnego dokumentu lub opłacenie faktury, jeżeli zaniechanie tej czynności mogłoby spowodować poważne konsekwencje.
Pracodawca może przeprowadzić kontrolę zwolnienia lekarskiego
Pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób mogą samodzielnie sprawdzać prawidłowość wykorzystywania zwolnień. W pozostałych przypadkach kontrolę może przeprowadzić ZUS.
Kontrola musi być proporcjonalna do celu, respektować prywatność pracownika i nie może pogarszać jego stanu zdrowia. Kontrolujący nie ma prawa żądać informacji o diagnozie ani o szczegółowej przyczynie niezdolności do pracy.
Jeżeli zostanie stwierdzone niewłaściwe wykorzystywanie L4, sporządzany jest protokół. Pracownik ma siedem dni od jego otrzymania na wniesienie zastrzeżeń i przedstawienie dowodów. O prawie do zasiłku rozstrzyga ZUS, a od jego decyzji można odwołać się do sądu w terminie miesiąca.
W 2025 roku ZUS przeprowadził 452,3 tys. kontroli osób posiadających zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy. Wydał 28,1 tys. decyzji wstrzymujących dalszą wypłatę zasiłków. Wartość wstrzymanych świadczeń wyniosła niemal 45,4 mln zł.
Reforma PIP a kontrole zwolnień lekarskich
Od 8 lipca 2026 roku obowiązują również nowe przepisy dotyczące Państwowej Inspekcji Pracy. Reforma koncentruje się przede wszystkim na pozornych umowach cywilnoprawnych i kontraktach B2B, ale wprowadza szersze stosowanie analizy ryzyka przy planowaniu kontroli oraz wymianę danych między instytucjami.
Zmiany w PIP nie dają inspektorom nowego, odrębnego uprawnienia do kontrolowania sposobu wykorzystywania indywidualnych zwolnień lekarskich. Pokazują jednak kierunek, w którym rozwija się cały system nadzoru nad rynkiem pracy: podmioty i przypadki wymagające sprawdzenia mają być typowane na podstawie danych, a nie wybierane przypadkowo.
Źródła
Zakład Ubezpieczeń Społecznych – absencja chorobowa w 2025 roku
Zakład Ubezpieczeń Społecznych – zmiany w wykorzystywaniu i kontroli zwolnień od 13 kwietnia 2026 roku
Zakład Ubezpieczeń Społecznych – kontrola zwolnień wykonywana przez pracodawców
Conperio – Barometr Absencji Chorobowej za 2025 rok
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – reforma Państwowej Inspekcji Pracy
Komentarze (0)
Wysyłając komentarz akceptujesz regulamin serwisu. Zgodnie z art. 24 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o ochronie danych osobowych, podanie danych jest dobrowolne, Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania. Jak to zrobić dowiesz się w zakładce polityka prywatności.