ZUS wydaje ważne zaświadczenia. Kto przegapi termin, może stracić pieniądze

Reforma stażu pracy zmieniła zasady uwzględniania wcześniejszej aktywności zawodowej. Dotychczas wiele osób, które przez lata pracowały na podstawie umów cywilnoprawnych lub prowadziły własne firmy, nie mogło wykorzystać tych okresów przy ustalaniu części uprawnień wynikających z Kodeksu pracy. Od 2026 roku sytuacja wygląda inaczej. Nowe przepisy pozwalają zaliczyć do pracowniczego stażu także określone okresy wykonywania pracy poza stosunkiem pracy.

Zmiana ma szczególne znaczenie dla osób, które przed rozpoczęciem pracy na etacie przez wiele lat wykonywały zlecenia lub prowadziły działalność gospodarczą. Ich rzeczywista aktywność zawodowa mogła być znacznie dłuższa niż staż uwzględniany dotąd przez pracodawcę. Teraz różnica może zostać wyrównana, ale konieczne jest udokumentowanie odpowiednich okresów.

Nowy staż pracy od 2026 roku. Kogo dotyczą zmiany?

Nowelizacja Kodeksu pracy weszła w życie w dwóch terminach. Od 1 stycznia 2026 roku nowe zasady stosują jednostki sektora finansów publicznych, natomiast od 1 maja 2026 roku również pozostali pracodawcy, w tym firmy prywatne.

Do stażu pracy można obecnie zaliczyć określone okresy aktywności zawodowej, które wcześniej co do zasady nie były uwzględniane przy ustalaniu kodeksowych uprawnień pracowniczych.

• Umowa zlecenia – okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia oraz określonych umów o świadczenie usług.
• Działalność gospodarcza – okresy prowadzenia pozarolniczej działalności, po spełnieniu warunków wynikających z przepisów.
• Umowa agencyjna – okresy wykonywania umowy agencyjnej objęte nowymi zasadami.
• Współpraca – określone okresy pozostawania osobą współpracującą przy prowadzeniu działalności lub wykonywaniu umów.
• Opieka nad dzieckiem – wskazane w ustawie okresy zawieszenia działalności związane z osobistą opieką nad dzieckiem.
• Praca za granicą – udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Nie oznacza to, że każda umowa cywilnoprawna automatycznie zwiększa staż. Istotne są szczegółowe warunki ustawowe, dokumenty oraz możliwość potwierdzenia określonego okresu aktywności.

ZUS wydaje zaświadczenia. Pracownicy muszą pamiętać o terminach

Jednym z najważniejszych elementów reformy jest 24-miesięczny okres przewidziany na dostarczenie dokumentów potwierdzających dodatkowy staż. Terminy zależą od rodzaju pracodawcy.

• Sektor publiczny – 24 miesiące liczone od 1 stycznia 2026 roku, czyli zasadniczo do 1 stycznia 2028 roku.
• Sektor prywatny – 24 miesiące liczone od 1 maja 2026 roku, czyli zasadniczo do 1 maja 2028 roku.

Dokumentacja – w wymaganym terminie należy przedstawić dokumenty pracodawcy. Samo wysłanie wniosku do ZUS nie jest równoznaczne z udokumentowaniem stażu u pracodawcy.

Konsekwencje – w przypadku niedochowania ustawowego terminu pracodawca zatrudniający pracownika w dniu objęcia go reformą nie wliczy nieudokumentowanych okresów na podstawie przepisów przejściowych.

Ważne jest przy tym rozróżnienie między terminem na udokumentowanie stażu u pracodawcy a samym wnioskiem do ZUS. Przepisy nie wprowadzają powszechnego, dwuletniego terminu na złożenie formularza USP. Określają natomiast czas na wykazanie nowych okresów zatrudnienia u pracodawcy objętego regulacjami przejściowymi.

Co można stracić, jeśli dodatkowe lata pracy nie zostaną uwzględnione?

Nieudokumentowanie wcześniejszego stażu może wpłynąć na uprawnienia pracownicze. Część z nich bezpośrednio przekłada się na sytuację finansową zatrudnionych.

Przykładem jest wymiar urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi z okresem zatrudnienia krótszym niż 10 lat przysługuje co do zasady 20 dni urlopu rocznie. Po osiągnięciu co najmniej 10-letniego stażu wymiar ten wzrasta do 26 dni.

Osoba mająca dotychczas osiem lat stażu, której można doliczyć trzy lata wcześniejszej pracy na zleceniu, osiągnie łącznie 11 lat stażu. Może to oznaczać prawo do sześciu dodatkowych dni urlopu wypoczynkowego rocznie, jeżeli wcześniej nie miała już prawa do 26 dni na innej podstawie.

Nowe zasady mogą również wpływać na dodatek za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowe i inne świadczenia uzależnione od stażu. Nie są one jednak gwarantowane każdemu zatrudnionemu. Prawo do takich wypłat wynika z właściwych przepisów lub regulacji obowiązujących u konkretnego pracodawcy.

Jak złożyć wniosek USP do ZUS w 2026 roku?

Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy, oznaczony symbolem USP, składa się elektronicznie za pośrednictwem konta eZUS.

• Logowanie – należy wejść na swoje konto w systemie eZUS i uwierzytelnić się jedną z dostępnych metod.
• Kreator – w menu należy wybrać kreator wniosku dotyczącego stażu pracy.
• Formularz – po utworzeniu nowego wniosku trzeba sprawdzić i uzupełnić wymagane dane.
• Wysłanie – gotowy formularz USP należy przesłać elektronicznie do ZUS.
• Odpowiedź – zaświadczenie lub rozstrzygnięcie dotyczące wniosku można odebrać na koncie eZUS.
• Pracodawca – uzyskany dokument należy przekazać do działu kadr lub innej właściwej komórki u obecnego pracodawcy.

Inne zasady dokumentowania obowiązują w odniesieniu do okresów ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 roku. W takich przypadkach ZUS wskazuje na konieczność skorzystania z formularza US-7. Nie każdy okres aktywności zawodowej będzie też potwierdzany zaświadczeniem USP.

Co zrobić, jeśli ZUS nie może potwierdzić wcześniejszej pracy?

Brak zaświadczenia z ZUS nie musi oznaczać całkowitego zamknięcia drogi do wykazania dodatkowego stażu. Niektóre okresy można udokumentować innymi dowodami, jeżeli spełniają one warunki określone w przepisach.

Może to dotyczyć zwłaszcza starszych okresów aktywności zawodowej oraz pracy wykonywanej za granicą. Przydatne mogą okazać się umowy, dokumenty potwierdzające wykonywanie usług, dokumentacja rozliczeniowa czy inne materiały pozwalające ustalić charakter i czas wykonywania pracy.

Nie oznacza to jednak dowolności. Pracodawca powinien uwzględnić tylko te okresy, które zostały odpowiednio udowodnione i mogą zostać zaliczone na podstawie prawa.

Czy nowe przepisy podwyższą emeryturę z ZUS?

Reforma dotyczy pracowniczego stażu zatrudnienia, a nie zasad ustalania prawa do emerytury lub wysokości świadczenia emerytalnego. Doliczenie kilku lat na potrzeby Kodeksu pracy nie powoduje automatycznego wzrostu emerytury.

Korzyści wynikające z nowelizacji dotyczą przede wszystkim uprawnień związanych z zatrudnieniem. To między innymi wymiar urlopu oraz świadczenia uzależnione od stażu pracy.

Dlatego osoby, które przez lata pracowały poza etatem, powinny sprawdzić swoją historię zawodową i zgromadzić dokumentację. W niektórych przypadkach może to oznaczać uzyskanie wymiernych korzyści, które dotychczas nie przysługiwały.