Nowe przepisy kończą wieloletnie niejasności co do terminów wypłat i ograniczają formalności przy kontaktach z pracodawcą. Dla pracowników oznacza to większą przewidywalność, szybsze rozliczenia po zakończeniu pracy i łatwiejszy dostęp do dokumentów bez konieczności osobistego stawiania się w dziale kadr.
Zmiany wynikają z ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, opublikowanej w Dzienniku Ustaw 12 stycznia.
Najważniejsze korzyści dla pracowników od 27 stycznia 2026 r.:
• jednoznaczny termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
• możliwość otrzymania pieniędzy razem z ostatnią pensją
• maksymalnie 10 dni na wypłatę, gdy pensja została wypłacona wcześniej
• mniej sporów z pracodawcą o termin rozliczenia urlopu
• możliwość składania wniosków kadrowych online
• brak konieczności drukowania dokumentów
• szybszy obieg informacji przy zakończeniu zatrudnienia
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Kiedy pracownik ma do niego prawo
Prawo do ekwiwalentu pieniężnego przysługuje pracownikowi zawsze wtedy, gdy wraz z zakończeniem zatrudnienia nie wykorzystał on przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Dotyczy to zarówno rozwiązania umowy o pracę, jak i jej wygaśnięcia.
Ekwiwalent jest formą finansowej rekompensaty za dni wolne, których pracownik nie zdążył odebrać przed ustaniem stosunku pracy. Obowiązek jego wypłaty wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy i nie zależy od przyczyny zakończenia zatrudnienia ani od formy rozwiązania umowy.
Czy pracodawca może uniknąć wypłaty ekwiwalentu za urlop
Kodeks pracy przewiduje mechanizm, który w założeniu ma ograniczać sytuacje, w których urlop jest rozliczany pieniężnie zamiast w naturze. Zgodnie z art. 167¹ k.p. w okresie wypowiedzenia pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi urlopu, a pracownik ma obowiązek z niego skorzystać.
W praktyce nie zawsze jest to możliwe. Do wypłaty ekwiwalentu dochodzi m.in. wtedy, gdy:
• okres wypowiedzenia jest zbyt krótki, aby wykorzystać cały urlop
• pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim obejmującym czas wypowiedzenia
• umowa o pracę została rozwiązana bez zachowania okresu wypowiedzenia
W takich przypadkach urlop nie może zostać udzielony, a pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.
Przeniesienie urlopu na kolejną umowę. Kiedy pracownik nie dostaje pieniędzy
Kodeks pracy dopuszcza odstępstwo od obowiązku wypłaty ekwiwalentu tylko w jednej, ściśle określonej sytuacji. Jest to możliwe wtedy, gdy:
• pracownik i pracodawca uzgodnią odbiór niewykorzystanego urlopu w kolejnym zatrudnieniu
• nowa umowa o pracę zostanie zawarta bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej
W takiej sytuacji urlop przechodzi na nowy stosunek pracy i nie jest wypłacany w formie ekwiwalentu.
Nowy termin wypłaty ekwiwalentu. Co zmienia się od 27 stycznia 2026 r.
Do tej pory Kodeks pracy nie wskazywał wprost, kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Nowelizacja z 4 grudnia 2025 r. wypełnia tę lukę, wprowadzając do art. 171 nowe paragrafy 4 i 5.
Zgodnie z art. 171 § 4 k.p. ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym na podstawie art. 85 k.p. W praktyce oznacza to, że pracownik może otrzymać pieniądze za niewykorzystany urlop razem z ostatnią pensją.
Dla pracownika to kluczowa zmiana, ponieważ:
• nie musi domagać się wypłaty w dniu rozwiązania umowy
• zna dokładny termin, w którym pieniądze powinny trafić na konto
• ma jasną podstawę prawną w razie opóźnień
Wypłata ekwiwalentu w ciągu 10 dni. Kiedy obowiązuje inny termin
Nowy art. 171 § 5 k.p. reguluje sytuację, w której termin wypłaty wynagrodzenia przypada jeszcze przed zakończeniem stosunku pracy. W takim przypadku ekwiwalent nie może być wypłacony razem z pensją.
Pracodawca ma wtedy obowiązek wypłacić ekwiwalent:
• w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę
• najpóźniej w dniu roboczym poprzedzającym, jeżeli termin wypada w dzień wolny
To rozwiązanie eliminuje dotychczasowe spory o to, czy ekwiwalent należy się „od razu”, czy można go wypłacić później.
Sprawy kadrowe online. Co pracownik załatwi elektronicznie
Od 27 stycznia 2026 r. Kodeks pracy dopuszcza równoległe stosowanie formy papierowej i elektronicznej w wielu sprawach pracowniczych. Oznacza to, że pracownik będzie mógł wybrać, czy składa dokumenty tradycyjnie, czy online.
W postaci elektronicznej będzie można m.in.:
• składać wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy
• wnioskować o skrócony tydzień pracy lub system weekendowy
• składać wnioski o ruchomy czas pracy
• wnioskować o czas wolny za nadgodziny
• składać wnioski o urlop bezpłatny
• otrzymywać informacje o monitoringu w miejscu pracy
• otrzymywać instrukcje i wytyczne BHP
Dla pracowników oznacza to mniej formalności i szybsze załatwianie spraw bez konieczności osobistego kontaktu z działem kadr.
Co oznacza „postać elektroniczna” według nowych przepisów
Postać elektroniczna obejmuje zarówno rozwiązania sformalizowane, jak i prostsze formy komunikacji. Oświadczenie woli może zostać złożone np. w wiadomości e-mail zakończonej imieniem i nazwiskiem nadawcy lub innymi danymi pozwalającymi na jego identyfikację.
Do postaci elektronicznej zalicza się również dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który w świetle przepisów jest równoważny z formą pisemną.
Gdzie nadal potrzebny jest podpis własnoręczny
Mimo rozszerzenia formy elektronicznej, Kodeks pracy wciąż wymaga formy pisemnej w kluczowych sprawach, w tym przy wypowiedzeniu umowy o pracę. Oświadczenie złożone elektronicznie jest równoważne z formą pisemną wyłącznie wtedy, gdy zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2024 r. (II PSKP 86/22), wskazując, że wypowiedzenie umowy przesłane elektronicznie z bezpiecznym podpisem kwalifikowanym spełnia wymogi prawa pracy. Zwykły e-mail lub skan dokumentu może zostać uznany za naruszenie procedur.
Zmiany w funduszu socjalnym. Większa reprezentacja pracowników
Nowelizacja obejmuje także ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Od 27 stycznia 2026 r. pracodawca będzie zobowiązany do konsultowania regulaminów funduszu z co najmniej dwoma pracownikami wybranymi przez załogę. Dotychczas przepisy przewidywały udział tylko jednego przedstawiciela.
Komentarze (0)
Wysyłając komentarz akceptujesz regulamin serwisu. Zgodnie z art. 24 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o ochronie danych osobowych, podanie danych jest dobrowolne, Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania. Jak to zrobić dowiesz się w zakładce polityka prywatności.