Pisma z ZUS trafiły do firm. Nadpłata albo pilna dopłata – sprawdź, co masz na koncie

Pierwsze pisma trafiły do płatników już 5 stycznia, a łącznie informację otrzyma ponad 3,4 mln firm i osób prowadzących działalność gospodarczą. Dokument pokazuje faktyczny stan konta w ZUS – nadpłatę, niedopłatę albo saldo zerowe – i dla wielu przedsiębiorców oznacza konieczność szybkiego działania, by uniknąć odsetek lub odzyskać pieniądze.

Roczne rozliczenie składek ZUS za 2025 rok – co dokładnie znalazło się w piśmie

Roczne rozliczenie przygotowane przez ZUS obejmuje wyłącznie składki zadeklarowane i zaksięgowane do 31 grudnia 2025 r. To kluczowe, bo wpłaty wykonane już w styczniu lub korekty dokumentów złożone po Nowym Roku nie są w nim ujęte. Dokument ma charakter informacyjny, ale jego skutki mogą być bardzo konkretne finansowo.

W piśmie przedsiębiorcy znajdą m.in. informację, czy na koncie widnieje nadpłata, niedopłata czy saldo zerowe, łączną kwotę składek wpłaconych w 2025 roku, a także wskazanie, na jakie należności ZUS zaliczył poszczególne wpłaty. Jeżeli firma spłacała wcześniejsze zaległości w ratach, rozliczenie pokazuje również pozostałe zadłużenie.

Niedopłata składek ZUS – liczy się czas i odsetki

Dla części przedsiębiorców rozliczenie oznacza brakującą kwotę. ZUS podkreśla, że im szybciej zostanie ona uregulowana, tym mniejsze będą konsekwencje finansowe. Najprostsze rozwiązanie to dopłata zaległej kwoty razem z odsetkami przy najbliższej wpłacie składek. Odsetki przedsiębiorca musi obliczyć samodzielnie – do tego służy kalkulator udostępniony przez ZUS.

Jeżeli jednorazowa spłata jest niemożliwa, przedsiębiorca może złożyć wniosek o rozłożenie zadłużenia na raty, skorzystać z pomocy doradcy do spraw ulg i umorzeń albo załatwić sprawę telefonicznie lub podczas e-wizyty. To rozwiązania często wybierane przez mikrofirmy i jednoosobowe działalności gospodarcze.

Nadpłata składek w ZUS – zwrot pieniędzy albo zaliczenie na przyszłość

Część płatników otrzyma informację o nadpłacie składek. W takiej sytuacji ZUS daje dwie możliwości. Nadpłatę można zaliczyć na poczet przyszłych składek, pomniejszając kolejną wpłatę, albo wystąpić o zwrot pieniędzy, składając wniosek na formularzu RZS-P.

Istotny jest numer rachunku bankowego. ZUS przeleje środki wyłącznie na konto zapisane na profilu płatnika. Jeśli dane są nieaktualne, zwrot może się znacząco opóźnić.

Dlaczego rozliczenie ZUS różni się od wyliczeń przedsiębiorcy

Wielu przedsiębiorców po otrzymaniu pisma porównuje je z własnymi kalkulacjami i zauważa rozbieżności. Najczęstszy powód to fakt, że rozliczenie obejmuje tylko wpłaty i dokumenty zaksięgowane do końca 2025 roku. Styczniowe wpłaty i korekty nie są jeszcze widoczne. Aktualny stan konta, wraz z naliczonymi odsetkami, można w każdej chwili sprawdzić w systemie eZUS.

Pismo z ZUS jako realny test dla firm

Choć roczne rozliczenie wygląda jak formalność, w praktyce często ujawnia błędy narastające przez cały rok. Niewielka niedopłata dziś może oznaczać wyższe koszty w przyszłości, a nadpłata – realne pieniądze, które mogą poprawić płynność finansową firmy, o ile przedsiębiorca wie, jak z nich skorzystać.

Q&A – najczęstsze pytania przedsiębiorców po otrzymaniu pisma z ZUS

Czy roczne rozliczenie ZUS jest decyzją administracyjną?
Nie. To dokument informacyjny, ale na jego podstawie przedsiębiorca powinien uregulować ewentualną niedopłatę lub zdecydować, co zrobić z nadpłatą.

Czy muszę od razu zapłacić niedopłatę?
Nie ma jednego terminu wskazanego w piśmie, ale im szybciej zostanie uregulowana zaległość, tym niższe będą odsetki.

Czy ZUS sam odda nadpłatę?
Nie. Zwrot nastąpi tylko po złożeniu wniosku RZS-P albo po zaliczeniu nadpłaty na przyszłe składki.

Dlaczego w rozliczeniu nie ma mojej styczniowej wpłaty?
Ponieważ dokument obejmuje tylko wpłaty i dokumenty zaksięgowane do 31 grudnia 2025 r.

Gdzie sprawdzić aktualny stan konta?
Najbardziej aktualne dane, wraz z odsetkami, są dostępne w systemie eZUS.