Ważne aspekty organizacji imprezy masowej

Impreza masowa, czyli jaka?

Definicję imprezy masowej podaje art. 3 ustawy z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. Możemy dowiedzieć się z niego, że jest to wydarzenie, w którym bierze udział minimum 300 osób, jeśli chodzi o budynki i powyżej 1000 osób w przypadku przestrzeni otwartej. Imprezami masowymi są spełniające powyższe warunki wydarzenia artystyczno-rozrywkowe oraz sportowe. W definicję nie wpisują się natomiast eventy, które są zgodne z przeznaczeniem konkretnego obiektu, czyli np. organizowane w teatrach, operach, kinach, domach kultury, czy szkołach.

O czym musimy pamiętać, organizując imprezę masową?

Przygotowanie imprezy masowej rządzi się swoimi, dość rygorystycznymi prawami, a także przepisami, których trzeba przestrzegać. Są to m.in.:
• Uzyskanie pozwolenia na organizację wydarzenia – szczegółowy wniosek do władz miejscowości należy złożyć co najmniej 30 dni przed zaplanowaną datą eventu; Oprócz wniosku potrzebne będą także opinie o wymaganym zabezpieczeniu wydarzenia i zastrzeżeniach odnośnie stanu technicznego, wydawane przez odpowiednie służby: komendantów policji, Państwowej Straży Pożarnej, inspektora sanitarnego oraz pogotowia ratunkowego.
• Przygotowanie terenu – przestrzeń, w której odbędzie się event, musi zapewniać gościom bezpieczny udział, dlatego w miejscu wydarzenia powinien znajdować się sprzęt ratowniczy i gaśniczy. Konieczne jest wyznaczenie i oznaczenie dróg ewakuacyjnych, a także sporządzenie ogólnodostępnego regulaminu imprezy.
• Odpłatność imprezy – ta kwestia również jest istotna z punktu widzenia przepisów, ponieważ organizatorzy wymagający zakupu biletów muszą wykupić ubezpieczenie OC na wypadek szkody poniesionej przez uczestników wydarzenia.

Co jeszcze jest ważne podczas organizacji imprezy masowej?

Przygotowanie dużego eventu, jakim jest impreza masowa, to wyzwanie nie tylko ze względu na wymogi formalne i prawne. Takie przedsięwzięcie wymaga zaplanowania liczniejszej obsługi i odpowiedniego zaplecza technicznego.
• Nagłośnienie – liczba uczestników imprezy, a także przestrzeń, w której będzie się ona odbywać, jest bardzo istotna, jeśli chodzi o dobór odpowiedniego sprzętu nagłaśniającego oraz ustawienie jego parametrów. Dźwięk zachowuje się zupełnie inaczej w zamkniętym obiekcie i w plenerze. W obu przypadkach trzeba wziąć pod uwagę różne czynniki i w sposób szczegółowy przekazać te kwestie obsłudze technicznej.
• Oświetlenie estradowe, dyskotekowe, sceniczne, a także różnego typu efekty specjalne – podobnie jak w przypadku nagłośnienie, dobór odpowiedniego sprzętu decyduje o charakterze i oprawie imprezy.

Impreza masowa a COVID-19

Obostrzenia związane z pandemią koronawirusa są zupełnie nowym wyzwaniem dla organizatorów imprez, również masowych. W zależności od nasilenia zachorowań restrykcje ulegają zmianie, dlatego trzeba na bieżąco śledzić przepisy, by zapewnić uczestnikom odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Musimy liczyć się także z zagrożeniem, że impreza zostanie odwołana.
Aby dowiedzieć się więcej, zapraszamy na https://emtg.pl/organizacja-i-bezpieczenstwo-imprez-masowych/