Co zatem powinniśmy brać pod uwagę organizując catering na imprezę?
Termin imprezy
Pierwszy czynnik, o którym warto pamiętać z uwagi na sezonowość branży cateringowej. Występują takie okresy w ciągu roku, w których catering na przyjęcie w domu należy zamawiać z dużym wyprzedzeniem lub też (o ile jest taka opcja) przesunąć imprezę na mniej newralgiczny termin. Szczytami sezonu są: niedziele komunijne (z reguły w maju, choć np. w roku 2020 w związku z COVID’em we wrześniu), okres świąteczny (zarówno wigilijny jak i wielkanocny – w zależności od układu kalendarza czas około dwóch, trzech tygodni przed nimi), Sylwester. Dni ustawowo wolne od pracy - część firm cateringowych również ma wówczas wolne.
Sprzęt, którym dysponujemy, a liczba zaproszonych gości
Sprawdź ile osób zmieści się przy Twoim stole, liczbę siedzisk i krzeseł, którymi dysponujesz. Nie ma co na siłę próbować zmieścić wszystkich przy jednym stole. Kiedy miejsc jest za mało, niespecjalnie da się upchnąć w mieszkaniu więcej stołów i krzeseł, a charakter domowej imprezy nie jest zbyt zobowiązujący, możemy pomyśleć o formule standing party, w której nasz stół będzie służył do poczęstunku w formie bufetu szwedzkiego. Kiedy jest wymóg by impreza była zasiadana i warunki lokalowe na to pozwalają, zamów dodatkowe krzesła i stoły w firmie cateringowej lub wypożyczalni sprzętu gastronomicznego, które licznie występują w każdym większym mieście.
Kim są nasi goście?
Czy w imprezie będą uczestniczyły dzieci? W jakim są wieku? Jeśli mówimy o kompletnych maluchach możemy śmiało pominąć ich w kalkulacjach zamówienia. Jeśli o starszych dzieciach (8-12 lat) dobrze jest je uwzględnić (przy cateringach z udziałem dań gorących warto zamówienie rozszerzyć choćby o obiad dla nich). Kiedy spodziewamy się młodzieży (do lat 15) policzmy z grubsza proporcje 60-70% zamówienia przypadającego na osobę dorosłą.
Jak wybrać firmę cateringową?
Skoro zapadła decyzja, by postawić na catering i wydać na to niemałą kwotę, na pewno zależy Ci na tym, by nie były to pieniądze wyrzucone w błoto. Dobra firma to nie gwarancja, ale istotnie duża szansa na sukces. Pamiętaj o sprawdzeniu opinii o danej firmie cateringowej – zwróć uwagę na daty i obszerność opinii. Same gwiazdki to nie wszystko, a rząd opinii wystawionych dzień po dniu lub tego samego dnia każe podejrzewać, że nie są one wiarygodne. W ostateczności zawsze możesz poprosić daną firmę o referencje.
Menu - najważniejszy element tej układanki
Nieważne czy to imieniny, urodziny, rocznica ślubu czy też po prostu domówka. Żadna z imprez domowych nie obejdzie się bez dobrego jedzenia! Czy zaczynamy od podjęcia gości obiadem, czy też ograniczamy się do przekąsek, sałatek, mięs pieczonych i innego rodzaju przystawek, czyli tzw. „zimnej płyty”. Co z deserem? Zamówimy tort, czy może podamy ciasta lub inne formy deserów.
W przypadku obiadu polecamy zamawiać mniej więcej tyle porcji dodatków skrobiowych i warzywnych ilu jest uczestników, natomiast dań głównych więcej o ok. 30-40% niż liczba gości (przykładowo 26-28 porcji na 20 zaproszonych osób), zup 10% więcej. Zimnej płyty ok. 250-350 g na osobę. Warto tu rozważyć przekąski zimne, (np.: https://pankanapka.pl/przekaski-fingerfood), czy inne klasyki jak patery mięs, deskę serów czy rybę w galarecie (np.: https://pankanapka.pl/deski-serow-mies-ryb-owocow).
Dla miłośników szybkich rozwiązań i przy prostszych imprezach polecamy gotowe zestawy na określoną liczbę osób: https://pankanapka.pl/zestawy-na-10-15-20-25-30-osob. Jeśli masz wątpliwości ile i czego zamówić nie wahaj się pytać – każda szanująca się firma cateringowa powinna bez problemu posłużyć dodatkowymi informacjami i poradami.
Upewnij się, czy informacje dotyczące menu są jasne i czytelne? Pamiętaj - lepsze są te rozpiski, które uwzględniają w miarę dokładną liczbę porcji, sztuk, gramatur niż najbardziej nawet wizualnie atrakcyjna oferta bez tych informacji. Te długie, gdzie liczba produktów wygląda niczym lista odcinków "Mody na sukces" na 99% oznacza, że wszystkiego będzie w najlepszym razie po troszeczku, a nie, że każdy z uczestników spróbuje każdej z wymienionych pozycji. Warto o to dopytać!
Co do picia?
Alkohole, napoje bezalkoholowe (zimne i gorące). Robić na raz kilkanaście kaw i herbat to żadna frajda, czasami wręcz całkiem spory problem, są na szczęście urządzenia i rozwiązania, które pomogą Ci przejść przez ten problem suchą stopą. Wynajęcie warnika do wrzątku, zaparzacza do kawy lub ekspresu przygotowującego oba rodzaje napojów to nie wydatek, który Cię zrujnuje, a może okazać się wydatną, efektywną pomocą w trakcie imprezy. Można też zamówić kompletny serwis kawowy. Alkohole oczywiście według indywidualnych preferencji. Zwyczaj, że białe wino do ryb i drobiu, a czerwone do mięs czerwonych chyba odchodzi już do lamusa, także nie przejmuj się tym aż tak bardzo. Dobrze, by było różnorodnie, by każdy z gości miał szansę znaleźć coś dla siebie. Choć oczywiście ma to swoje granice. Ja nie podałbym słodkiego wina powołując się na klauzulę sumienia ????
Self service czy może obsługa kelnerska?
W zależności od skali imprezy może być potrzebna osoba do pomocy przy serwowaniu posiłków. Nie musi to być konieczne, ale jeśli Ci zależy, dopytaj o obsługę kelnerską (nie jest ona najczęściej częścią „pakietu”, a dodatkowo płatną usługą). Jaki jest zakres jest usług - czy obsługa pomoże przy np. serwowaniu ciasta od teściowej, czy zajmuje się wydawaniem wyłącznie dań zamówionych w firmie cateringowej. Co jeszcze istotne - dopytaj o czas obsługi i ewentualną stawkę dopłaty za czas ponad ten przewidziany umową i opłacony. Jeśli catering obejmuje dania ciepłe, a liczba osób wynosi powyżej 10 polecam skorzystać z pomocy kelnera. Jeśli to zwykła „domóweczka” z zimnymi przekąskami, to i przy 30 osobach możesz sobie darować ten dodatkowy koszt.
Co jeszcze się „liczy”?
Dopytaj o koszty i możliwe formy płatności, ewentualną zaliczkę lub zadatek (przy większych, rezerwowanych imprezach okolicznościowych to norma – nikt nie chce zostać z terminem w chodliwym czasie bez finalnej realizacji usługi).Jeśli da Ci to większe poczucie komfortu poproś o przygotowanie umowy na catering. W profesjonalnych firmach otrzymasz ją bez żadnego problemu. A jeśli problem jest lub firma zwleka z jej wysłaniem, to jest właśnie ten moment kiedy powinna Ci się zapalić czerwona lampka, że coś jest nie halo.
Zaliczkę wpłacaj na konto firmowe, raczej unikaj wpłaty gotówką, a jeśli już, to zdecydowanie poproś o potwierdzenie wpłaty na druku co najmniej z pieczątką firmową (nie zawadzi i imienną) przyjmującego pieniądze. Wpłaty bez pokwitowania? Nieeee, lata 90-te się skończyły.
Upewnij się co do formy zapłaty końcowej wpłaty (zwłaszcza jeśli zależy Ci np. na płatności kartą debetową lub kredytową). Głupio byłoby szarpać się przy dostawie z szukaniem gotówki lub rzucać wszystko i jechać do bankomatu.
Komentarze (0)
Wysyłając komentarz akceptujesz regulamin serwisu. Zgodnie z art. 24 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o ochronie danych osobowych, podanie danych jest dobrowolne, Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania. Jak to zrobić dowiesz się w zakładce polityka prywatności.