Termin został wydłużony ze względu na to, że 31 stycznia wypada w sobotę. Od poprawnie złożonej informacji zależy wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe w kolejnym roku składkowym, który rozpocznie się w kwietniu 2026 roku i potrwa do końca marca 2027 roku.
Brak formularza, błędne dane albo spóźnienie mogą oznaczać poważne konsekwencje finansowe. Właśnie dlatego temat wraca co roku i dotyczy tysięcy firm w całym kraju – zarówno małych przedsiębiorców, jak i dużych pracodawców.
ZUS IWA 2025 – kluczowy dokument dla składki wypadkowej
Formularz ZUS IWA to informacja o danych niezbędnych do ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Na jej podstawie Zakład Ubezpieczeń Społecznych określa, jaką stawkę przedsiębiorca będzie płacił przez kolejny rok składkowy.
W dokumencie trzeba wykazać m.in.:
- rodzaj przeważającej działalności według kodu PKD,
- liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego,
- liczbę pracowników wykonujących pracę w warunkach zagrożenia,
- informacje o wypadkach przy pracy, w tym o wypadkach ciężkich i śmiertelnych, które miały miejsce w 2025 roku.
Jak podkreśla Wojciech Ściwiarski, rzecznik prasowy ZUS w województwie mazowieckim:
„W formularzu ZUS IWA należy podać informacje dotyczące rodzaju prowadzonej działalności według przeważającego PKD, liczby ubezpieczonych oraz liczby osób pracujących w warunkach zagrożenia. Trzeba także uwzględnić dane o wypadkach przy pracy, w tym o wypadkach śmiertelnych i ciężkich, które wydarzyły się w roku, za który składana jest IWA, czyli w 2025 roku”.
I dodaje:
„Na podstawie tych informacji ZUS ustala wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe”.
Kto musi złożyć ZUS IWA – trzy warunki obowiązku
Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek przesyłania informacji ZUS IWA. Dokument muszą złożyć wyłącznie ci płatnicy, którzy jednocześnie spełniają trzy warunki:
- byli zgłoszeni jako płatnicy składek wypadkowych przez cały 2025 rok oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2026 roku,
- w 2025 roku zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób miesięcznie,
- na dzień 31 grudnia 2025 roku byli wpisani do rejestru REGON.
Brak spełnienia choćby jednego z powyższych kryteriów oznacza, że obowiązek złożenia ZUS IWA nie powstaje.
Firmy z historią IWA mają łatwiej
Dobra wiadomość dla przedsiębiorców, którzy przez trzy kolejne lata składali formularz ZUS IWA, jest taka, że nie muszą samodzielnie ustalać stopy procentowej składki wypadkowej.
„Do 20 kwietnia na ich koncie w PUE/eZUS pojawi się informacja o wysokości stopy procentowej składki obowiązującej w nowym roku składkowym” – informuje ZUS.
Oznacza to, że całą procedurę obliczeniową przejmuje instytucja, a płatnik otrzymuje gotową informację o obowiązującej stawce.
Samodzielne ustalanie składki – kiedy i jak
Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorców, którzy nie przekazywali ZUS IWA przez trzy kolejne lata. W ich przypadku konieczne jest samodzielne ustalenie wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe.
„Kierują się przy tym przeważającym kodem PKD swojej działalności. Stawka jest różna w zależności od rodzaju działalności i poziomu ryzyka. Jeśli płatnik zgłasza do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 osób, składka wynosi 50 proc. najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok dla jego grupy działalności” – podaje ZUS.
Jednocześnie instytucja przypomina, że od 1 kwietnia 2026 roku ponownie zmieni się wysokość stopy procentowej ubezpieczenia wypadkowego. Nowe wartości dla poszczególnych grup działalności zostaną ogłoszone w marcu 2026 roku.
Gdzie i w jakiej formie przekazać ZUS IWA
Formularz ZUS IWA należy złożyć w takiej samej formie, w jakiej przedsiębiorca przesyła pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe:
- jeśli dokumenty są wysyłane elektronicznie – ZUS IWA również musi trafić do ZUS online,
- jeśli dokumenty składane są papierowo – formularz IWA także należy przekazać w wersji papierowej.
Ważna wskazówka dotyczy wysyłki pocztowej. Na kopercie trzeba umieścić wyraźny dopisek:
„ZUS IWA”.
Pozwala to na szybszą identyfikację przesyłki i uniknięcie problemów z jej obsługą.
Termin do 2 lutego – spóźnienie może drogo kosztować
W tym roku przedsiębiorcy zyskali dwa dodatkowe dni, ponieważ standardowy termin, czyli 31 stycznia, przypada w sobotę. Ostateczny termin złożenia formularza to 2 lutego.
Niedopełnienie obowiązku w terminie może skutkować:
- koniecznością korekt dokumentów,
- ryzykiem ustalenia składki według niekorzystnej stawki,
- możliwością nałożenia sankcji.
Dla wielu firm prawidłowo ustalona składka wypadkowa oznacza realne oszczędności lub wyższe koszty przez cały rok składkowy. Dlatego ZUS IWA pozostaje jednym z najważniejszych dokumentów, jakie przedsiębiorcy składają na początku roku.
Komentarze (0)
Wysyłając komentarz akceptujesz regulamin serwisu. Zgodnie z art. 24 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o ochronie danych osobowych, podanie danych jest dobrowolne, Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania. Jak to zrobić dowiesz się w zakładce polityka prywatności.